Mailleşme adabı

Her gün yüzlerce e-posta alıp yüzlercesine cevap veriyoruz. Bu arada  toplum olarak bu konuda eksiklerimizin çok olduğu aşikar. Malum sürekli kişisel imajın doğru yönetilmesinden dem vuruyoruz. İşte kişisel imajımızı sarsabilecek bir sürü hatayı yolladığımız e postalar vasıtası ile yapabiliyoruz.
E-posta ile iletişim; ekonomiklik, arşivlenebilirlik,  birçok kişiye aynı anda iletilebilirlik ve etkinlik açılarından tercih sebebi olmaktadır. Çünkü telefon konuşmaları ya da sözlü iletişim yanlış anlama, unutma ve atlama gibi riskleri içeriyor. Her şeyden evvel artık mailleşme kültürünü geliştirmek ve mail ile iletişim kurmayı öğrenmek zaruri. Hala insanların çoğu işini telefon ile veya yüz yüze iletişim ile çözmeye çalışıyor ve iş hayatında bu durum iletişim sorunları, çatışmalar ve zaman israfına yol açabiliyor. Peki mail yazarken nelere dikkat etmek gerekir?
Hitap, Selamlama : Konuya girmeden evvel mutlaka merhaba,iyi günler, iyi haftalar vb bir giriş yapılmalı.  İş yazışmalarında -iç yazışmalar dahil-“Bey”, “Hanım” kelimeleri ile hitap etmek, cinsiyetini bilemediğiniz isimlerde ise “Sayın İsim Soyisim” şeklinde hitap kullanmak gerekir. İngilizce olarak da “Dear Name Surname” belirsiz durumları kurtaracak bir hitap olduğundan tercih edilmelidir.
Konu kısmı kesinlikle boş bırakılmamalı, ki bu en çok yapılan hatalardan birisi, konuyu takip edebilmek, vakit kazanmak  ve aradığımızda bulmak için zaruri olmakla birlikte konu kısmına hiçbir şey  yazılmadan gelen maillerin oldukça amatör bir imaj yarattığını da belirtmek isterim. Bir de konu kısmına mailin gövdesine yazılacak şeyleri komple yazanlar var ki,onlara gerçekten gülüyorum.’’ Geçen hafta verdiğimiz siparişlerin hala gelmemesi bizi ciddi sıkıntıya soktu, lütfen ilgilenirmisiniz?’’ gibi . Bir de konu kısmına ‘’ACİLLLLLL’’ yazanlar var. Nezakettten uzak bir tarz olduğunu belirteyim. Konu kısmına ‘’bilgi’’ ‘’bilgilendirme’’ ‘’rica’’ şeklinde ifadeler kullanmak da yanlıştır. Aynı kişiden gelen bilgilendirme konulu onlarca mailden hangisinin hangi konuda bilgilendirme içerdiğini takip etmek çok güç. Şöyle olabilir ; Bilgilendirme/Yıllık izinler hakkında
Mailde kimler CC, kimler BCC yapılacak, belirlenmeli ve konulmalı, konuyla ilgisi olmayan kişiler konulmamalı, ya da konu ile ilgili kişiler atlanmamalı. Bazı maillerde tüm şirket halay çekercesine yan yana sıralanıyor. Yine zaman ve ilişki yönetimi açısından sıkıntılar yaşamamak için çok dikkat edilmesi gereken hususlardan birisidir. Her attığı adımda yönetciyi cc ye koymak yerine insanlar o süreç ile ilgili mesafe alındığında bilgi verse daha verimli olur.
Mailin kalıcı bir iletişim olduğunun farkında olarak bir başkası tarafından görüldüğü zaman yanlış anlama ya da kırgınlık yaratacak içerikler yazılmamalı. Ayrıca yazılı iletişimin objektif delil olduğunu unutmayalım.
Mailin tamamı büyük harfle yazılmamalı,  zira BÜYÜK harfler duruma göre “bağırmak”, “kızgınlık” anlamına gelmektedir. Çoğu kişi büyük harfi bu amaçla kullanmaz, öyle alışmıştır veya üşendiği için böyle yazmayı tercih eder ama algı güzel değildir büyük harflerle yazılmış bir mail geldiğinde. Her alıcının bu şekilde algılamama ihtimali olsa da buna dikkat etmek gerekir.
Mailde imla kurallarına, noktala işaretlerine,  büyük harf, küçük harf, özel isim kuralları vb. konusunda özenli olunmalıdır.
Mail uzun olup vakit almamalı ama karşıdaki kişinin anlamayacağı kadarda kısa olmamalıdır. Gelen verilen  ‘’ok’’ yada ‘’okey’’ ‘’tmm’’ cevapları da Kısa ve profesyonel hale getirilebilr.  Bazen dosyaya ek koyup içeriğe hiçbir şey yazma ihtiyacı hissetmeyen kişilerden de mail alıyoruz ki  bu da doğru değildir.’’ Dosya ektedir,bilginize’’ yazmak saniye alır.
Kullanılan e-posta yazılım programının imkanlarına göre veya ayrı “text” dosyalar içinde, yazışmalarda kullanılan dillerde tüm iletişim bilgilerinin olduğu imza satırları hazırlanmalıdır. Özellikle ilk defa yazışma yapılan kişi ve kurumlara tüm iletişim bilgilerinin eksiksiz olarak gönderilmesine dikkat edilmelidir. Kurum içinde herkesin kendine göre bir imza modeli yaratması da kurumsal imaj açısından doğru değildir, tek tip olmalı ve mutlaka her mailde bulunmalı.
E-posta ile ilişik ek dosya ve dosyalar var ise yollamadan kontrol etmekte fayda var, hepimizin yaptığı hatalardan biridir ekte dosya var deriz ve sonra karşı taraftan ‘’ekte bir şey yok’’ cevabı alırız.
Uygun bir selamlama ile başlayan mail uygun bir üslupla bitirilmeli, (İyi günler, iyi çalışmalar, saygılar, sevgiler vb.)
Maili yollamadan evvel yollanan kişiler ve içerik kontrol edilmeli, yanlış konular yanlış kişilere dalgınlıkla gidebilir. Ki bu durumda sonradan toparlanması güç hadiselerin yaşanmasına sebebiyet verebilir.
Kızgınlık ve sinir anında hemen mail atmayıp biraz bekleyiniz. Bu tarz bir yaklaşım ilişkilerin kalıcı hasar görmesine sebep olabilir. Unutmayın ekran soğuktur. İnsanların yüzüne rahatlıkla ifade edemeyeceğimiz şeyleri mailde çok rahat yazarız. Kişi jest ve mimiklerimizi görmediği için hiç istemeden ilişkilerimize zarar verebiliriz. İş hayatında pek çok kişinin ilişkileri mail ile yapılan kırıcı yazışmalar sonucu bozulmuştur.
Gelen tüm maillere çok geç kalmadan kısa da olsa cevap vermek profesyonel nezaketin en önemli noktalarından birisidir. Maalesef Türkiye de bu konu da çalışma yaşamında en önemli eksiklerden birisi. Bir profesyonel mutlaka kendisine yazılan bir maile kısa da olsa cevap yazar. İnsanları çoğu yoğunluk nedeniyle cevap veremediklerini belirtiyor. Sanırım bu konu insanları önemsemekle  ve ciddiye almakla çok ilgili. Zira ciddiye aldığımız insanlara hemen cevap yazarken büyük bir çoğunluğu görmezden geliyoruz.
Ofis dışında olduğunuz zaman otomatik cevap ayarlayıp sizin yerinize işi takip edecek kişinin iletişim bilgilerini içermesini sağlamalıyız.
Duygular, sezgiler, beklentiler gibi algılama farklılığı yaratabilen psikolojik durumlar, kişilere özgü ayrık nitelikli öğelerdir ve çoğunlukla yazı ile ifade edilmesi güçtür. Bu yüzden iletinin alıcısı kişi veya kişilerin kim olduklarına göre e-posta metni  gözden geçirilmelidir.
Kurum içinde patron veya müdür veya başka birim müdürüne göndermeyi düşündüğünüz iletilerin mutlaka e-posta ile olması gerekliliğini göndermeden önce gözden geçirmeniz tavsiye olunur.
E-posta içinde iletinin işlevine uygun olarak, yapılması gerekenin ne olduğu, ne istendiği, hangi bilginin verildiği mümkün olduğunca açık ve net olarak ifade edilmelidir.
Alınan bir e-posta yanıtlanırken, “sadece gönderene” mi yoksa “bilgi (CC) bölümündeki bütün kişilere” mi gönderileceğine karar verebilmek için, “hangi” yanıtlama tuşuna basılacağını iyi bilmek gerekir. Yanıtlamadan önce “Yanıtla” veya “Reply”; “Tümünü yanıtla” veya “Reply to all” seçeneklerine bakmayı alışkanlık haline getirmekte yarar var.
E-posta metni içinde özellikle yurtdışına gönderilenlerde Türkçe karakterlerin (ç, ğ, ı, ö, ş, ü, Ç, Ğ, İ, Ö, Ş, Ü) gözükmeyeceğinden, kullanılmaması gerekmektedir. Yurt içinde de kullanılan programa göre Türkçe karakterlerin tam olarak görünmemesi ile karşılaşıldığında bu e-posta adreslerine gönderirken dikkat etmekte fayda var.
Yazımı bitirmeden değinmeden geçemeyeceğim bir konu varki o da mail adresleri. Kurumsal e postalarlarda şirket hesapları kullanılmalı, kişisel hesapların çok gerekli bir durum olmadığı sürece kullanılmaması gerekir. Gelelim şahsi e postalara; Üniversitelerde verdiğim eğitimlerde öğrencilerin iletişim bilgilerine sarikedicik@ karizmatikfenerli@, cimbommania@ pinkbaby@ sexylady@  gibi  absürd mail adresleri görebiliyorum. Bu e posta adresleri ile iş başvurusu yapanlar ve bu adresleri rutin profesyonel yazışmalarda kullananlar da hiç az değil. Yarattıkları etki üzerinde yazma ihtiyacı hissetmiyorum. Tek kelime ile ‘’kötü’’.
Bizi hiç görmeyen insanların bizimle ilgili ilk kararını yazdığımız maile bakarak verdiğini unutmayıp, özenelim. Kurumsal anlamda da ‘’mail kültürü’’ oluşturmaya yönelik mutlaka eğitim yapmak gerekir.