Bir konuyu etkili sunmak, anlatmak önemli bir meziyet. Hepimiz içimizi daraltan, ” imdat” dedirten sunumlara katlanmak durumunda kalmışızdır. Hatta kötü sunumlar bu programların sıkıcı ve faydasız olduğuna dair bir ön yargı oluşmasına da sebep olur.
Etkili sunum yapabilmek detaylarda gizli. Bu detayları belki defalarca dinlediniz ama hüner uygulayabilmekte. Richard Bach ‘’ Bir şeyi bilmek ayrı, bildiğini göstermek ayrı’’ demiştir.
Sunumlar seminer, eğitim, tanıtım, zirve, konferans, kongre vb farklı konseptlerde olabilir ama hemen hepsinde geçerli genel doğrular vardır ancak bunları konsepte göre uyarlama yine bir sunum becerisidir. Etkili sunum yapmak için dikkat edilecek hususları kendi tecrübelerimle yazdım. Uygulandığında kesinlikle katılımcılardan gelen geri bildirimler olumlu olacaktır.
1- Etkili sunum için hazırlık yapmak başarı için ilk şarttır. Her sunumdan önce gruba, sektöre, konuya, seviyeye ve duruma göre sunumu gözden geçirmek, örnekleri değiştirmek gerekir. Hazırlık yapmamak, başarısızlığa hazırlanmaktır.
2-Sunumun nevine göre değişmekle birlikte, konu ve içerik tam manasıyla hazır dahi olsa sizi dinleyenlerin hangi kazanımları elde etmek niyetinde olduğunu sorgulamak ve hatta içerikte sunum esnasında bile değişiklik yapmak icap eder.
3- Fiziksel olarak iyi görünmek, doğru kıyafeti seçmek önemli. En doğru kıyafet içinde rahat hissedilen ve katılımcıyı yormayacak olandır.
4-İyi bir girizgah yapmak etkili sunum için çok önemlidir. Sunumun nasıl başladığı ve nasıl bitirildiği çok önemlidir. Dinleyiciler uzun uzun kendini anlatan konuşmacıları çok sevimli bulmuyor. Bu kısımda az ve öz olmak antipatik olmak için önleyicidir.
5-İyi sunum yapan kişiler rahattır. Sebebi ise konularına olan hakimiyetleridir. Konuşmacı konusunda eksikse tedirgin olması ve tutarsızlık göstermesi kaçınılmaz olacaktır. Bir hocamız; Türkiye’de bir konuyu hiç bilmeyen eğitimini verir, biraz bilen kitabını yazar” derdi. Doğru olduğu zamanlar çok ama bilgi eksiği olan konuşmacı kendine de dinleyene de eziyet etmesi hasebiyle bu işi kısa süre yapar.
6- Terslikler oluşabilir. Projeksiyon çalışmayabilir, elektrik kesilebilir, ses sistemi gidebilir. Sakin olmak ve aksilikleri iyi yönetmek çok önemli bir beceridir. Ahmet Eryılmaz hocanın bir lafı çok hoşuma gitmişti; ”İyi konuşmacı elektrikler gittiğinde de sunumunu rahatlıkla yapabilendir”
7- Etkili sunum için iyi konuşabilme becerisi zaruriyettir. Heyecanlanmak bazen kaçınılmaz olabilir. Bunu yönetmenin yolu nefes egzersizi ve diyafram çalışmaları olabilir. Monoton sunum ve hep aynı tonda konuşmak dinleyicilerin en sevmediği durumlardan birisidir. Ve akıcı, anlaşılır konuşmak da sergilenmesi gereken hünerlerdir. İyi konuşmacıların çoğu çok iyi okuyuculardır. Dolayısı ile iyi konuşman ve gelişmiş kelime haznesi için bol okumak büyük katkı sağlar.
8- Dinleyicileri tanımak ve geri bildirim almayı sona bırakmamak önemli, bu hem dinleyenleri anlatana yakınlaştırır hem de sunumun içeriğine yapılacak ekleme ve çıkarmalarla ilgili konuşmacıya ipucu verir. Başlangıçta buna vakit ayırmak önemli bir detaydır.Tanışma imkanı olan büyüklükte bir grupsa ve süre elverişliyse odaklanarak katılımcıları tanımak ve hangi değer önermesini bulmak için orada olduklarını anlamak mucize yaratır.
9-İlk andan itibaren doğru sinyalleri yollamak, katılımcılarda olumlu duygular yaratmak önemli. İnsanlar en rahat olumlu duygular içindeyken öğrenebilirler.
10- İnsanlar ‘’sahici ve samimi’’ olanı seviyor. Yapmacık bir beden dili, karizmatik görünme kaygısı, hikayeleştirme tekniğini kullanmak için olmadık şeyler anlatma konuşmacıyı samimiyetten uzaklaştırıyor.
11- ”Birazdan size bir hikaye anlatacağım, bir sonraki oturumda çok ilginç şeyler öğreneceksiniz” tarzındaki söylemler dinleyicinin ilgisini canlı tutmakta çok etkili. Ama verilen sözün yerine getirilmesi şartı var zira anlatılanın ilgi çekmemesi yöntemin tesirini yok eder.
12-Etkili sunum yapan kişilerin ortak özellikleri sunum yaptığı grubun dilinden konuşabilme ve seviyesine göre kalibrasyon yapma konusunda çok başarılı olmalarıdır. Bu muhakemeyi yapmak ehemniyetli. Her gruba basit anlatma becerisi ise sunumları etkileyici yapan bir unsur. Steve Jobs Ipod sunumunu yaparken GB ile hafızasını anlatmak yerine ”buna 1000 şarkı sığıyor” diye ifade etmişti. Ve kapasite ile ilgili bu sade mesaj herkese ulaşmıştı.
14- Dinleyicilerden biri ile kişisel tartışmaya girmek ve onu yaralamak grubu komple kaybetmeye sebep olur. Sosyal psikolojinin gücünü unutmamak gerekir. İnsanlar bir kişinin nasıl biri olduğunuza karar verirken sadece kendilerine değil, başkalarına da nasıl davrandığına bakar. Fikir ayrılıklarını iyi yönetmek de büyük meziyetlerden birisidir. Farklı düşüneni anlamak, tartışmamak veya insanların keyifsiz tartışma ortamları yaratmasına müsade etmemek önemlidir. Genelde sunum yapanın harika bir moderatör de olması gerebilir. Aksi taktirde katılımcılar arasındaki tatsız tartışmalar herkesin keyfini kaçırabilir ve zamandan çalabilir.
15- Sunum esnasında konuşmacının sürekli ticari kaygılarla mesajlar vermesi, danışmanlık yada başka bir içerik satmak için yönlendirme yapması dinleyicileri çok rahatsız eder. Konusuna hakim iyi bir konuşmacı ile irtibat kurmak isteyen yada çalışmak isteyen kendileri zaten talep eder.
16- Dinleyiciye iltifat, onurlandırmak, konuşmalarına izin vermek ve yorumları ile ilgili olumlu geri bildirim ortamın havasını son derece pozitif hale getirir. İnsanlar bu tarz etkinliklere sadece öğrenmeye değil deneyim paylaşmaya da geliyor. Herkesin anlatmak istediği bir hikayesi var ve o hikayelerin anlatımı sunuma katkı da sağlayabilir.
17- Derleyici ve toplayıcı bir tarz benimsenmesi önemli. Sunumu yapan kişi konunun dağılmamasına çalışmalı fakat arada konunun dağılmasına izin vermek de bir gereksinimdir, mühim olan dozu ayarlamak.
18-Metafor kullanmak çok etkili. Yine Steve Jobs Ipad lansmanı için sahneye çıktığında elinde cihazla değil bir zarfla çıktı ve ıpad in inceliğine ve hafifliğine vurgu yaparak zihinlere ürüne ait değeri kazıdı.
19- Sunum becerilerinden en önemlilerden bir başkası; sabır. Tuhaf yada basit hatta manasız yorumlar ve sorular gelebilir. Bazen anlattıklarımızı bir kaç defa yinelemek durumunda kalabiliriz.
20- Yazı dolu slaytlardan okumak sunumun büyüsünü kaçırır, dinleyiciyi koparır. Sunumlarda yazılar çok az olmalı. Resim ve görselleri bol kullanıp sunumun kendisi sunucu olmalı. Sunumdan okumak sunumla ilgili yapılacak en kötü şeylerden birisidir.
21-En iyi konuşmacı yada eğitmen kendisine verilen zamana uygun sürede mesajını veren ve konuşma süresini aşmakta, sahneye yapışmakta ısrarcı olmayandır. Ted konuşmaları buna en iyi örnek. ”Biraz vaktimizi aştık ama” özrüyle devam eden zaman hırsızlığı dinleyeni mutlu etmez ve hele sıralı konuşmaların olduğu bir etkinlikse aynı zamanda sonraki konuşmacıyı üzer.
22- Tekrara düşen konuşmacı ve yazar kadar sıkıcı iki şey daha yoktur. Bir de bazı kişilerde her etkinlikte hep aynı şeyleri konuşmak durumu var. Bu etkinliklerde dinleyenlerin de aynı olma ihtimali kuvvetle muhtemel olduğunda biraz yaratıcılık katmak ve içerikleri değiştirmek kaçınılmaz bir ihtiyaç oluyor.
23- Dinleyici ile kontağın hiç bitmemesi gerekli, etkili sunum için konuşmacı anlattıklarına değil katılımcıya odaklanır. Beden dillerinde sıkılma yönünde sinyaller alırsa görmezden gelmez ve hemen aksiyon alır. Örnek olay çalışması, Görsel yardımcılar, grup çalışması, rol canlandırma,Soru-cevap,Video, benzetme, hikayeler, şaşırtmalar,bulmacalar ve oyun. Sunum tam bir tasarım harikası olursa geri bildirim formlarında ‘’ zaman nasıl geçti anlamadım’’ yorumlarının bir hayli çok olduğunu görülür.
24- Ortamın hakimi konuşmacı olmalı. Ortam kontrolünü kaybettiğini düşündüğünde tarz değiştirmeli yada ara vermelidir. Bazen grup içinde “kontrollü kontrolsüzlüklere” göz yummalıdır. Çok otoriter bir tarz, aşırı sınırlama ve kuralcılık itici olabiliyor.
25-Yemeklerden sonraki ilk oturumun süresini olabildiğince kısa tutmak önemli. Rehavet, uyku, dikkat dağınıklığı hepsi için en kritik zaman dilimi yemek sonrasıdır.
26 Mizah becerisi olmazsa olmaz. İnsanlar öğrenirken eğlenmek ve gülmek de istiyor.
27- Beden dilinizi iyi kullanmak, her katılımcı ile göz kontağı kurmak ve hep aynı tarafa yada kişilere bakarak anlatmamak da önemli detaylardan.İlgiyi eşit dağıtmak püf noktalarda birisi. Dinleyenlerle sahici bir iletişim kurmalı, hapşırana ‘’çok yaşa’’ sonradan gelene ‘’hoş geldin’’ demek beklentiler arasında.
28-Zor sorular ve zor katılımcılara hep vardır. İstedikleri ilgi ve fark edilmek. O zaman onları fark edelim ve ilgilenelim.
30-Bilmiyorsak ‘’ bu konuda bir fikrim yok’’ demeli. İnsanlar bu samimiyetten çok hoşlanıyor
31- Soru sorana ‘’çok güzel bir soru, teşekkür ederim’’ iltifatında bulunup daha katılımcı olmaya teşvik etmek etkileşimi artırıyor.
32-İsimleri öğrenme ve isimle hitap etme becerisi katılımcıları kalbinden yakalamakta çok etkili.İnsanlar isimlerin seviyor.
33-Vaaz tarzı bir sunum, sürekli öğüt vermek sevilen sunum teknikleri arasında kesinlikle değil.
34-Kimsenin değerlerini hakir görmemeli. Yine sosyal psikoloji hep aklımızda. Her türlü görüşten, inançtan ve sosyo kültürel seviyeden insanın dinliyor olabileceğini düşünüp pot kırmamak mühim.
35- Akılda kalıcı güzel bir kapanış gibisi yok.
